SunGard Availability Services France
SunGard Availability Services France se dote d’un progiciel de gestion financière
“sur mesure”
Mettre en place une solution de gestion financière à la hauteur de sa croissance,
tout en étant sûr que ses spécificités métier seraient prises en compte : tel est
le défi qu’a relevé SunGard Availability Services France en 2003. C’est aujourd’hui
chose faite et l’entreprise peut se féliciter d’avoir augmenté, par la centralisation,
la fiabilité de ses données stratégiques tout en gagnant du temps !
SunGard Availability Services France, filiale du groupe américain SunGard
(plus de 10 000 clients dans le monde) est spécialiste de la continuité d’activités
et compte des clients de toutes tailles et de tous secteurs. «
Notre métier consiste à mettre en place les moyens et solutions qui permettent
aux entreprises clientes de redémarrer et de maintenir leurs activités critiques
en cas de sinistre », indique Emmanuelle Servaye, Responsable
du Marketing.
« En matière d’administration des ventes, nos solutions ‘maison’
(basées sur Microsoft Office Access et Microsoft Office Excel) avaient atteint leurs
limites. Pour deux principales raisons. D’une part la croissance de l’entreprise
et l’augmentation du nombre de contrats, d’autre part la nécessité de fournir au
groupe des états de reporting de plus en plus précis et de plus en plus rapidement.
Il nous fallait de surcroît interfacer notre solution avec la direction financière
et automatiser les processus », explique Patricia Decanter, responsable
de l’Administration des Ventes chez SunGard Availability Services France.
Un accompagnement de chaque instant
En 2003, la décision est prise de s’équiper d’une solution à la hauteur des
performances et des exigences de SunGard Availability Services France.
Et c’est vers les solutions déjà mises en oeuvre au sein du groupe que les recherches
se dirigent. « Nous avons testé deux produits, utilisés en Angleterre
et aux USA. Mais c’est l’expérience suédoise qui nous a convaincus, après échanges
avec nos collègues. Ils utilisaient Navision, nouvellement appelée
Microsoft Dynamics NAV, solution qui nous est apparue comme la
plus
adaptée tant à nos besoins fonctionnels qu’à notre infrastructure
», explique Patricia Decanter.
Le cahier des charges a été réalisé en interne, les équipes de SunGard Availability
Services France savent très précisément ce qu’elles veulent. Reste à trouver le
prestataire qui mettra en place la solution. « Le chef de projet
désigné chez nous a fait des recherches et a obtenu des contacts par la Suède. C’est
par le réseau que nous avons rencontré Absys Cyborg. Leur compréhension de nos problématiques
a été immédiate et nous avons choisi de leur faire confiance. »
Le prestataire effectue dans un premier temps un diagnostic très précis, phase qui
durera un mois. « Nous avons eu des réunions très intenses et
avons finalement décidé de ne procéder à aucune migration et de tout ressaisir dans
Microsoft Dynamics NAV. Mon métier est fondé sur le contrôle de données très stratégiques
et il était important de repartir sur des données saines. Nous souhaitions de surcroît
mener ce projet dans des conditions optimales, sans précipitation »
Ainsi, les équipes de SunGard Availability Services France ont-elles travaillé pendant
un an sur les deux systèmes en parallèle, le temps que l’ensemble des données soit
intégré dans Microsoft Dynamics NAV. « Les équipes d’Absys
Cyborg ont été à nos côtés pendant toute la durée du projet et nous ont beaucoup aidé à
enrichir nos processus. Nous avons apprécié leur réactivité et les réponses ‘enrichies’
qu’elles nous proposaient chaque fois que nous avions une question. »
Temps nécessaire à l’émission des factures divisé par cinq
Depuis le 1er janvier 2005, toute la facturation est gérée dans Microsoft Dynamics
NAV. « Sur la partie contrat, l’application répondait en standard
à 80 % de nos besoins. Grâce à des paramétrages, les équipes d’Absys Cyborg sont parvenus
à adapter la solution et prendre en compte les 20 % restants. »
Des aménagements spécifiques à l’activité de la société comme la modélisation des
différents types de contrats, permet plus de souplesse pour gérer
les cas de figure les plus particuliers. « La flexibilité
de Microsoft Dynamics NAV a permis son adaptation à toutes nos spécificités
et l’application prend en charge par exemple la gestion différenciée des renouvellements,
des reconductions ou des révisions de prix. »
Par ailleurs, les processus ont été automatisés grâce au paramétrage
des interfaces. « Aujourd’hui par exemple lorsqu’un
nouveau compte client est créé, tout est automatiquement répercuté en comptabilité : la date de début du contrat, la durée, les modalités de paiement et de facturation...
Dès lors toutes les factures sont créées jusqu’à l’échéance du contrat.
» Ainsi, l’émission mensuelle des 300 factures, dont 200 récurrentes ne demande
plus qu’une journée, là où, avant, il en fallait cinq. «
Les tâches à plus faible valeur ajoutée ont été automatisées pour consacrer plus
de temps à
l’analyse et à l’optimisation. »
Une visibilité accrue
Les bénéfices en termes de visibilité sont tout aussi importants. «
Bien qu’on puisse parfois regretter un manque d’intuitivité et de convivialité sur
le module stat explorer les fonctionnalités analytiques très poussées de la solution
nous permettent une ventilation par site, par plate-forme, par
commercial ou encore par service. »
Aussi, il est désormais possible d’obtenir en quelques clics une vue globale de
l’activité sur plusieurs années. Et en termes de visibilité, les états de reporting
générés pour le groupe sont aujourd’hui à la fois plus détaillés et plus rapides.
« Je n’ai que trois jours pour fournir les analyses et reportings.
Les données exportées depuis Microsoft Dynamics NAV vers notre outil développé en
interne sont beaucoup plus précises, et l’automatisation des flux en amont nous
garantit une très faible
marge d’erreur. Le gain de temps pour moi est inestimable
! »
En bref
SunGard Availability Services est l’un des premiers fournisseurs de services de
continuité, avec plus de 25 000 clients en Amérique du Nord et en Europe et 300
000 m² de centres de secours.
Parmi sa gamme de services de continuité : le secours en 48 heures, le secours en
mode miroir, l'hébergement et la sauvegarde électronique de données mais aussi des
services de gestion intégrée, des prestations de conseil et des logiciels de plans
de secours.
Site internet : www.sungard.fr
Mission : Mettre en place une solution de gestion financière à
la hauteur de sa croissance, en tenant compte de ses spécificités métier.
Enjeu du projet : Adopter une solution visant à améliorer la gestion
de l’administration des ventes.
Bénéfices :
- Adaptabilité de la solution aux spécificités métier.
- Automatisation des flux de données.
- Gain de fiabilité.
- Gain de temps.
Le partenaire
Absys Cyborg est née fin 2006 de l'union de deux experts de l'intégration de solutions
de gestion à destination des petites et moyennes entreprises : Absys (créée en 1993)
et Cyborg (créée en 1987).
Forte
de leur expérience respective, Absys Cyborg, filiale de Keyrus, groupe coté
en bourse, a su s’entourer de compétences à fort potentiel et mettre
à disposition de ses 5 500 clients une véritable valeur ajoutée en s’appuyant sur
une conduite de projet reconnue.
Absys Cyborg a choisi les éditeurs les plus reconnus du marché : Sage et Microsoft
Dynamics. Pour garantir la qualité de ses services, Absys Cyborg dispose
du plus haut niveau de certifications chez chacun de ses 2 partenaires éditeurs
: Microsoft Gold Certified Partner et Centre de Compétences
Sage MGE Hotliner.